Comment gérer une équipe à distance sereinement

Équipe à distance

Depuis que j’ai créé Fashandy, je m’interroge sur la meilleur manière de gérer mon équipe à distance.

En effet, je passe mon temps dans les trains et ne suis présent au bureau qu’en coup de vent. D’ailleurs, la notion même de bureau n’a plus de vraiment de sens. En effet, aujourd’hui, je travaille avec des équipes plurielles (graphistes, designers, rédacteurs…) qui ne sont pas forcément liés géographiquement (Paris, Séoul, Lyon ou Grenoble). Avec une seule préoccupation : délivrer un produit toujours meilleur que le précédent.

Ainsi, j’ai dû m’organiser et je vais vous expliquer comment je procède :

Recruter les bonnes personnes

Un des facteurs clés reste évidemment les gens avec qui je travaille. Pour cela, je dois avoir une confiance absolue en eux et ne pas me préoccuper dans tous les sens du terme de savoir s’ils font leur boulot.

La confiance vient avec le temps. Par exemple, je ne suis pas un adepte du micro-management, bien au contraire, je donne les grandes directions et bien évidemment les délais.

Pour savoir si une personne correspond à ce mode de fonctionnement, j’effectue d’abord un premier travail en commun (par exemple, la création d’un site ou la gestion d’un évènement). Et, je regarde la manière dont elle se comporte. Pour moi les critères qui font la différences sont :

  • Mails courts et informatifs,
  • Propositions d’actions correctives,
  • Respect des délais et meeting,
  • Anticipation des problèmes (par exemple, je ne supporte pas un appel le vendredi à 15h00 pour un livrable 2 heures plus tard).

Cela peut sembler évident, mais sans ces basiques le travail en équipe s’avère une corvée et surtout ne permet pas de créer un produit ou un service de qualité.

Utiliser les bons outils pour une équipe à distance

Grâce au digital, un nombre incroyable d’applications a surgi pour nous aider à gérer un quotidien où nous devons être de plus en plus productif. S’agissant de la gestion d’équipe à distance, j’utilise avec plaisir Trello. Ce tableau de suivi en ligne dresse les missions de chacun avec ses avancées.

Concernant, les documents de partage, Google Drive reste une valeur sûre. Comme nous avons à rédiger de nombreux articles pour nos clients, la possibilité de rédiger « en commun » dans un même document est pratique. Elle évite de s’envoyer des versions mises à jour par mail indéfiniment, pour finir par ne plus savoir laquelle est la bonne version. Je préfère un document centralisé avec une seule version, à jour. En outre, cela nous permet également d’archiver, l’ensemble de nos compte-rendus d’équipe.

Enfin, la gestion des mots de passe est souvent une perte de temps. J’utilise Dashlane qui permet de conserver l’ensemble des mots de passe dans un Cloud et de les activer automatiquement dès qu’on se connecte à un site : un délice.

équipe à distance

Savoir écrire

Comme nous échangeons énormément par mail, la clarté d’expression s’avère fondamentale.

Je vais prendre un exemple très précis. Un jour, une de mes collègues est allée à une réunion à 9h30 qui devait durer 1 heure. À 11h, elle m’envoie un mail me résumant les différents échanges et les actions que je devais mener.

À contrario, une de mes stagiaires s’est rendu à un meeting, un mardi soir et deux jours plus tard, je reçois un compte-rendu, plutôt long, où elle me narre, au sens littéraire du terme, sa soirée. J’ai dû fouiller dans cet écrit pour en sortir la substance moelle informative. Bref, j’avais perdu du temps.

Enfin, j’essaye également d’être réactif lorsque je reçois des demandes d’informations ou de précisions de mes collègues. Ils ont besoin que j’arbitre sur des points précis. Et, si je ne réponds pas et clairement ils ne peuvent avancer dans leur travail.

Pour cela, j’ai mis en place le « inbox zéro », pour qu’à la fin de chacune de mes journées de travail, je n’ai pas laissé mon équipe sans réponse.

équipe à distance

Créer une culture commune

Sûrement la chose la plus dure et la plus précaire, car une culture se développe sur des valeurs et ne s’impose pas. Ainsi, la prise de risque (avec pour corolaire l’échec ou la réussite) ainsi que l‘autonomie sont les piliers de notre agence. A cela s’ajoute le respect de l’individu (la manière dont on lui parle). Jamais, je ne force ou forcerai un mes collègues à travailler sur un projet qui lui déplaît. Le libre arbitre, a pour moi, plus de sens et plus de force.

Comment entraîner des personnes sur un projet qui au départ n’est qu’une idée ? Forcément, en route, j’ai perdu beaucoup de monde (par lassitude ou peur de l’incertitude). En revanche, c’est dans les moments difficiles qu’on voit la nature profonde des personnes.

La création d’une culture startup passe par énormément de communication. Chaque semaine, j’effectue une réunion d’équipe (en ce moment sur Lyon) où j’explique dans quelle direction nous allons et pourquoi nous y allons. Le fait de rédiger des articles pour notre blog m’aide à formaliser ma pensée et à diffuser la culture de notre entreprise.

Se voir réellement

Lorsque nous nous rendons à des évènements comme récemment au Weareable, ou la semaine prochaine à Marseille, c’est généralement des moments-clés dans notre gestion d’équipe. En effet, c’est l’aboutissement d’un travail. Par exemple, pour cette évènement à la Gaité Lyrique, nous avions finalisé la sortie de notre second numéro de Modelab et nous allions rencontrer notre public.

Cet instant permet de mettre en oeuvre une certaine vision (créer un magazine) et sa réalisation (production du document et retour des lecteurs). Au niveau de l’équipe, c’est une micro-victoire !

Conclusion

Travailler à distance requiert de s’entourer judicieusement et de cultiver les valeurs de son entreprise. Pour Fashandy, je travaille quotidiennement, pour créer un écosystème favorable.

Et vous, comment travaillez-vous avec vos collègues à distance ?

 

À propos de

Fondateur de l'agence de communication Fashandy, féru d'innovations et de FashionTech, spécialiste de branding, je propose une approche originale de la communication. Envie de dénoter et d'attirer de nouveaux clients ? Rencontrons-nous !

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